Ajudas de custo, deslocações e despesas de representação
Existem várias dúvidas relativamente às despesas efetuadas pelos colaboradores de uma empresa, principalmente quais delas podem ser imputadas quando se está ao serviço ou em representação da mesma.
Para poderem ser aceites fiscalmente, independentemente da despesa, devem estar devidamente documentadas.
Na nossa ótica, é importante que todas as despesas sejam consideradas para uma melhor análise do custo/benefício de toda a atividade de uma empresa.
Enumeramos, de seguida, as diferentes categorias de despesas para que consiga distingui-las corretamente.
Despesas de Representação
São consideradas despesas de representação todos os encargos suportados com receções, refeições, viagens, passeios e espetáculos oferecidos no país ou no estrangeiro a clientes ou fornecedores.
Estes tipos de gastos são aceites fiscalmente desde que estejam devidamente documentados.
Dica: Para evitar constrangimentos junto da AT, o funcionário deve sempre colocar no verso do documento o nome da empresa ou empresário a quem efetuou a despesa, assim com a respetiva justificação.
Tributação em IRC > 10% (Tributação Autónoma)
Deslocações e Estadas
Aqui estão incluídos encargos suportados com os trabalhadores dependentes da empresa quando estes se deslocam fora do seu local de trabalho, nomeadamente referentes a alojamento, viagens e alimentação. Estas despesas para serem aceites deverão que ter, obrigatoriamente, o documento comprovativo da respetiva despesa.
Não existe tributação em IRC.
Ajudas de Custo
As ajudas de custo são valores atribuídos a trabalhadores dependentes da empresa, quando estes se deslocam ao serviço da entidade patronal e que visam compensar o trabalhador com os gastos que este terá, nomeadamente referentes a alimentação e alojamento.
Este tipo de encargos para serem aceites deverão ser acompanhados de um mapa com o itinerário do colaborador e identificação do local e data da deslocação.
Neste caso, não é necessário o colaborador apresentar as despesas com alimentação e alojamento.
Nota: Existem limites diários isentos de tributação, relativamente ao IRS e Segurança Social. Normalmente no território nacional são 50,20€/dia ou 69,19€/dia consoante a função do colaborador na empresa.
Tributação em IRC > 5% (Quando estes encargos não são faturados aos clientes) e os mapas devidamente preenchidos.
Compensação pela deslocação em viatura própria do trabalhador
Estes são encargos suportados pela entidade patronal e atribuídos a colaboradores que utilizem a viatura pessoal ao serviço da empresa. Este tipo de compensação é, normalmente, designado por pagamento de quilómetros.
Tal como no caso da atribuição de ajudas de custo, também aqui a empresa tem de apresentar um mapa justificativo, onde deverá constar o nome do beneficiário, data, local, matrícula do veículo do colaborador, onde se deslocou e o respetivo motivo. Nesse mapa deve constar o número de quilómetros efetuados e respetivo valor pago, sendo que, atualmente, o valor máximo isento de imposto é 0,36€/km.
Tributação em IRC > 5% (Quando estes encargos não são faturados aos clientes) e os mapas devidamente preenchidos.
Quadro Resumo
De seguida, apresentamos um quadro resumo da tributação em sede de IRC.
